AI pro projektové manažery: Copilot Business pro zápisy, rizika a reporting

Projekt vás zavalí rychleji, než ho stihnete řídit. Zadání je neúplné, úkoly zazní na schůzce bez jasného vlastníka, termín se posune a vy přepisujete zápis, registr rizik, report i e-mail týmu. Čas, který mohl jít do řízení projektu, jde do dokumentů.

Kurz ukazuje, jak z neúplných vstupů pomocí AI připravit provázaný projektový balíček: brief s otázkami k doplnění, zápis s úkoly, registr rizik, stavový report pro vedení a komunikaci změny pro tým. Pracujete na jednom projektovém případu v prostředí Microsoft 365.

Rozhoduje, jak AI zadáte. Plynulý text totiž rád doplní vlastníka úkolu nebo termín, který nikdo nepotvrdil. Naučíte se zachovat rozdíl mezi rozhodnutím, návrhem a otevřenou otázkou a předat otevřené otázky správnému člověku místo odhadu.

Předchozí kurz AI nepotřebujete. Cvičení vychází z připraveného přepisu schůzky, takže živá schůzka v Teams není podmínkou.

Proč tento kurz a ne jiný?

Obecné AI kurzy učí psát prompty. Tento kurz sleduje jeden projekt od neúplného zadání po stavový report, tedy práci, která vám nejvíc ubírá čas na řízení.

Naše výhoda: licence Copilot Business přímo na kurzu. Pokud vaše firma používá Microsoft 365, vyzkoušíte si práci s Copilotem na licencích, které poskytujeme my, a naučíte se ho využít naplno ve Wordu, Excelu a Outlooku. Můžete tak ještě před nákupem licencí pro celý tým zjistit, co vám Copilot přinese v každodenní projektové práci.

• Jeden projektový případ. Od zadání přes zápis a rizika po reporting a změnu termínu, ve fiktivní firmě MORAVA Supply.
• Dohledatelnost. Každý údaj má zdroj a chybějící vlastníci a nepotvrzená rozhodnutí zůstávají viditelně označená.
• Nástroje, které už používáte. Copilot, Word, Excel a Outlook v Microsoft 365.
• Praxe místo přednášek. Z 360 minut výuky je 210 minut aktivní práce.
• Malá skupina. Nejvýše 12 osob na lektora.
• Kontrola jako součást zadání. Každý účastník doloží alespoň dvě vlastní kontroly a případné zásadní chyby opraví.

Přínos pro organizaci

Kurz pomáhá sjednotit přípravu projektových podkladů a jejich kontrolu. Projektový tým tráví méně času administrativou a víc koordinací.

Výsledkem je:

• přehlednější projektové zadání,
• dohledatelné úkoly a otevřené otázky,
• strukturovaný registr rizik,
• konzistentní reporting po změně termínu,
• srozumitelnější komunikace v týmu a směrem k vedení.

Kurz je navržen pro projektové manažery a koordinátory, kteří mají víc administrativy, než kolik jim zbývá času na řízení projektu. Ocení ho zejména:

• projektoví manažeři a koordinátoři,
• vedoucí pracovních skupin,
• členové projektových a transformačních týmů,
• specialisté připravující zápisy a projektový reporting.

Program kurzu: zadání, zápisy, rizika a reporting

Hlavní cíl kurzu: z neúplného zadání a přepisu schůzky vytvoříte projektové podklady. Důraz je na rozsah, odpovědnosti, termíny a shodu mezi jednotlivými dokumenty.

AI v projektové práci

• vhodné úkoly pro AI, odpovědnost a citlivé podklady

Zadání a kontrola

• požadovaný výstup, zdroje a nejistoty

Brief a rozsah

• cíl, uživatelé, výstupy, omezení a rozhodnutí

Zápis, úkoly a rizika

• rozhodnutí, návrhy, odpovědnost a termín

Reporting a změna

• shrnutí stavu, odchylka, rozhodnutí a publikum

Obhajoba balíčku

• dohledatelnost a předání

Praktická aktivita. Připravíte brief modelového pilotu, vytěžíte úkoly ze schůzky a sestavíte registr rizik. Po změně termínu upravíte stavový report a komunikaci týmu. Chybějící vlastníky a nepotvrzená rozhodnutí necháte viditelně označené.

Výstup pro vás: projektový brief, úkolovník, registr rizik a stavový report s navazující komunikací.

Praktická pracovní sada a informace ke kurzu
 

V průběhu cvičení si připravíte sadu, kterou můžete dál upravit pro svou práci:

• projektový brief a otázky k doplnění,
• seznam úkolů s potvrzenými i chybějícími údaji,
• registr rizik s návrhy reakcí,
• stavový report pro vedení,
• návrh komunikace změny projektovému týmu.