AI pro projektové manažery: méně administrativy, víc času na řízení projektu

Projekt vás zavalí rychleji, než ho stihnete řídit. Zadání je neúplné, úkoly zazní na schůzce bez jasného vlastníka, termín se posune a vy přepisujete zápis, registr rizik, report i e-mail týmu. Čas, který mohl jít do řízení projektu, jde do dokumentů.

Kurz ukazuje, jak z neúplných vstupů pomocí AI připravit provázaný projektový balíček: brief s otázkami k doplnění, zápis s úkoly, registr rizik, stavový report pro vedení a komunikaci změny pro tým. Pracujete na jednom projektovém případu v prostředí Microsoft 365.

Rozhoduje, jak AI zadáte. Plynulý text totiž rád doplní vlastníka úkolu nebo termín, který nikdo nepotvrdil. Naučíte se zachovat rozdíl mezi rozhodnutím, návrhem a otevřenou otázkou a předat otevřené otázky správnému člověku místo odhadu.

Předchozí kurz AI nepotřebujete. Cvičení vychází z připraveného přepisu schůzky, takže živá schůzka v Teams není podmínkou.

 

Obecné AI kurzy učí psát prompty. Tenhle kurz sleduje jeden projekt od neúplného zadání po stavový report, tedy práci, která vám nejvíc ubírá čas na řízení.

Naše výhoda: licence Copilot Business přímo na kurzu. Pokud vaše firma používá Microsoft 365, vyzkoušíte si práci s Copilotem na licencích, které poskytujeme my, a naučíte se ho využít naplno ve Wordu, Excelu a Outlooku. Můžete tak ještě před nákupem licencí pro celý tým zjistit, co vám Copilot přinese v každodenní projektové práci.

• Jeden projektový případ. Od zadání přes zápis a rizika po reporting a změnu termínu, ve fiktivní firmě MORAVA Supply.
• Dohledatelnost. Každý údaj má zdroj a chybějící vlastníci a nepotvrzená rozhodnutí zůstávají viditelně označená.
• Nástroje, které už používáte. Copilot, Word, Excel a Outlook v Microsoft 365.
• Praxe místo přednášek. Z 360 minut výuky je 210 minut aktivní práce.
• Malá skupina. Nejvýše 12 osob na lektora.
• Kontrola jako součást zadání. Každý účastník doloží alespoň dvě vlastní kontroly a případné zásadní chyby opraví.

Kurz pomáhá sjednotit přípravu projektových podkladů a jejich kontrolu. Projektový tým tráví méně času administrativou a víc koordinací. Výsledkem je:

• přehlednější projektové zadání,
• dohledatelné úkoly a otevřené otázky,
• strukturovaný registr rizik,
• konzistentní reporting po změně termínu,
• srozumitelnější komunikace v týmu a směrem k vedení.

Kurz je navržen pro projektové manažery a koordinátory, kteří mají víc administrativy, než kolik jim zbývá času na řízení projektu. Ocení ho zejména:

• projektoví manažeři a koordinátoři,
• vedoucí pracovních skupin,
• členové projektových a transformačních týmů,
• specialisté připravující zápisy a projektový reporting.

Hlavní cíl kurzu: z neúplného zadání a přepisu schůzky vytvoříte projektové podklady. Důraz je na rozsah, odpovědnosti, termíny a shodu mezi jednotlivými dokumenty.

AI v projektové práci

• vhodné úkoly pro AI, odpovědnost a citlivé podklady

Zadání a kontrola

• požadovaný výstup, zdroje a nejistoty

Brief a rozsah

• cíl, uživatelé, výstupy, omezení a rozhodnutí

Zápis, úkoly a rizika

• rozhodnutí, návrhy, odpovědnost a termín

Reporting a změna

• shrnutí stavu, odchylka, rozhodnutí a publikum

Obhajoba balíčku

• dohledatelnost a předání

Praktická aktivita. Připravíte brief modelového pilotu, vytěžíte úkoly ze schůzky a sestavíte registr rizik. Po změně termínu upravíte stavový report a komunikaci týmu. Chybějící vlastníky a nepotvrzená rozhodnutí necháte viditelně označené.

Výstup pro vás: projektový brief, úkolovník, registr rizik a stavový report s navazující komunikací.

V průběhu cvičení si připravíte sadu, kterou můžete dál upravit pro svou práci:

• projektový brief a otázky k doplnění,
• seznam úkolů s potvrzenými i chybějícími údaji,
• registr rizik s návrhy reakcí,
• stavový report pro vedení,
• návrh komunikace změny projektovému týmu.